Nhận điện thoại - Receiving a telephone call

Nhận điện thoại – Receiving a telephone call

I. Giới thiệu

Hãy tưởng tượng một ngày nào đó có một người nói tiếng Anh gọi điện đến cho bạn. Bạn sẽ bắt đầu câu chuyện như thế nào? Liệu có phải sẽ “A lô” thông thường như tiếng Việt? Và sẽ ra sao nếu đó lại là một khách hàng quan trọng của công ty bạn? Làm thế nào để “vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi” và cho họ thấy nhân viên công ty bạn chuyên nghiệp đến mức nào? Hãy nhớ, việc kinh doanh sau này có thành công hay không phần lớn phụ thuộc vào cách bạn trả lời cuộc gọi này.

II. Từ vựng

1.      Marketing (n): sự tiếp thị

2.      Service (n): dịch vụ, sự phục vụ, sự giúp đỡ, sự giúp ích

3.      Name (n): tên, danh tính, danh nghĩa, tiếng tăm

4.      Speak (v): nói, phát ra lời nói, nói chuyện, diễn đạt, phát biểu

5.      Sorry (adj): cảm thấy buồn, tiếc, lấy làm tiếc, xin lỗi

6.      Office (n): cơ quan, văn phòng

7.      Moment (n): lát, lúc, chốc, khoảng thời gian ngắn

8.      Back (adj): quay lại, lộn lại, trở lại

9.      Excellent (adj): tuyệt vời (thán từ trong văn nói)

10.  Number (n): số điện thoại (nghĩa trong bài)

11.  Call (v): gọi điện thoại

III. Ngữ pháp

1. Khi trả lời điện thoại, chúng ta thường dùng cấu trúc: “tên công ty/ tên người nói +  speaking”. Ví dụ:

·        Good afternoon, you’ve reached the Glenmore Company, Norman speaking. (Xin chào, quý khách đang gọi đến công ty Glenmore, Norman xin nghe).

·        Proctor & Co., James speaking. (Công ty Proctor, James xin nghe).

·        Good morning, this is Elliot speaking. (Xin chào, Elliot xin nghe).

Trong giao tiếp Anh ngữ thông dụng (không trang trọng), ta chỉ cần nói “speaking”, ví dụ:

- Could I speak to Mr David, please?

- Speaking.

2. Kèm theo lời giới thiệu tên công ty/ tên người nghe điện thoại, chúng ta thường nói How may I help you? Đây là một cách nói rất lịch sự và lễ phép, thậm chí còn lịch sự hơn so với câu “what can I do for you?” or “what do you want?”. Chẳng hạn:

·         Good afternoon, how may I help you?

(Xin chào, có thể giúp gì cho quý khách ạ?)

·        Bob speaking, how may I help you?

(Bob xin nghe, quý khách cần trợ giúp gì ạ?)

3. Nếu người cần gặp không có ở trong văn phòng khi khách gọi điện, chúng ta nên dùng cấu trúc (Someone) isn’t in the office. Lưu ý rằng chúng ta dùng giới từ in chứ không phải là giới từ at. Ví dụ:

·        I’m sorry, Ms. Bonet is not in right now.

(Rất tiếc, cô Bonet không không có ở đây lúc này).

·        He’s not in at the moment, can I take a message?

(Anh ấy hiện không có ở đây, chị có nhắn gì không ạ?)

·        Mr. Downs isn’t in right now; can I get him to call you back?

(Ông Downs không có trong phòng lúc này, tôi sẽ nhắn ông ấy gọi lại cho chị nhé?)

4. Thông thường, người gọi sẽ hỏi khi nào anh ấy/ cô ấy quay lại. Trong trường hợp đó, chúng ta có thể nói He’ll be in/ She’ll be in. Ví dụ:

·        He’ll be in by around 3 o’clock. (Ông ấy sẽ trở lại vào khoảng 3 giờ).

·        Mr. Thompson will be in on Thursday. (Ngài Thompson sẽ trở về vào thứ năm).

·        Grace will be back in the office next week. (Grace sẽ về cơ quan vào tuần tới).

Ngoài ra, cũng có khi chúng ta không biết chính xác ngày/ giờ quay về của người cần gặp. Trong trường hợp này ta có thể nói Be back no later than ________. Hãy xem các ví dụ sau:

·        She’ll be back in the office no later than four.

(Cô ấy sẽ trở lại cơ quan sớm hơn bốn giờ).

·        Mr. Kennedy will be back no later than Friday the 6th.

 (Ngài Kennedy sẽ trở lại trước thứ 6 ngày mùng 6).

5. Thông thường cuối đoạn hội thoại, chúng ta hay đề nghị sẽ nhắn anh ấy/ cô ấy gọi lại bằng cụm từ Have him call you/ have her call you chẳng hạn như:

·        Shall I have him call you when he gets back to the office?

(Tôi sẽ nhắn anh ấy gọi lại cho chị khi anh ấy trở lại văn phòng nhé).

·        Would you like him to call you on your mobile?

(Chị có muốn anh ấy gọi vào di động cho chị không ạ?)

IV. Dịch

A: Losten Marketing Service, Jolene speaking, how may I help you? B: Hi, my name’s Brian Sterling and I’m calling to speak with Howard Weiss. A: I’m sorry Mr. Sterling, Mr. Weiss isn’t in the office at the moment. B: Ok. Do you know when he’ll be back? A: Yes, he’ll be in later this afternoon. He said he’d be back no later than 2 p.m. Would you like me to have him call you? B: Yes, that would be excellent. A: Does he have your number? B: Yes he does. Thank you very much. A: Thank you for calling. Good bye. B: Good bye.

A: Dịch vụ tiếp thị Losten, Jolene xin nghe, có thể giúp gì cho quý khách ạ? B: Xin chào, tôi là Brian Sterling. Làm ơn cho tôi gặp Howard Weiss. A: Rất tiếc thưa ngài Sterling, ông Weiss hiện không có trong văn phòng ạ. B: Ok. Vậy cô có biết khi nào ông ấy quay lại không? A: Dạ, ông ấy sẽ về vào chiều nay. Ông ấy nói sẽ về trước 2 giờ chiều. Ngài có muốn ông ấy gọi cho ngài không ạ? B: Ổ, vậy thì tuyệt. A: Ông ấy có số điện thoại của ngài không ạ? B: Có đấy. Cảm ơn cô rất nhiều. A: Cảm ơn ngài đã gọi đến. Chào ngài. B: Chào cô.